２０世纪８０年代以来，由于计算机的广泛普及和应用，信息技术快速而全面地渗透到社会生活的各个领域，引发了各个环节的深刻变革。尤其是知识的数字化、网络化，彻底改变了知识的存在形式和人类活动的时空关系，创造出了一系列的奇迹。以信息技术为核心的数字化文明所爆发出的核聚变般的强大能量，越来越成为社会发展的终极驱动力。
然而，数字化文明在给人类带来无限奇迹和风光的同时，也潜伏着种种危机。
在文字产生之前，古人曾用结绳的方法来记事。当文字产生以后，人类用文字来记录历史似乎成为永恒。所不同的，只是承载文字的载体随着历史的变迁而发生着变化。在中国，自夏、商至今，文字载体就有甲骨、金石、竹木、锦帛、纸张之易，其中以纸张为最久。自其发明后１８００多年以来，一直是记录人类历史的主要载体。
然而，自１９４５年第一台计算机问世以来，信息技术日益成为人类文化及日常信息交流的支撑，信息可以不再书写于纸张上，而是以数字代码的形式记录于硬磁盘、软磁盘、磁带或光盘之上。电子文件就是其典型产物。
电子文件是用来表达意图、传递信息、记述事实、留作凭证，并采用规范的文种和格式，由计算机生成和读取，由数字代码来记录信息的文件。它与传统文件有着诸多不同之处：
一是信息的非人工识读性：电子信息成为迄今为止第一种人类无法凭借自身的器官眼或手来识读的信息；
二是对系统的依赖性：如果没有一定的硬件设备、操作系统和应用软件，电子文件的生命力将会彻底地被抹杀；
三是载体的无信息性：从远古的泥板、岩石、羊皮纸、甲骨、竹简到纸张，载体的意义远远大于“承载物”。它和载于其上的外部特征，如：字迹、书写材料、签字、印章等共同构成了文件原始身份的“证明人”。但对于电子文件，载体本身及其上的这些外部信息却早已随着电子脉冲消失得无影无踪了；
四是信息的灵活处理性：制造电子文件时，我们可以任意地增、删、改，可以轻松地加上图或表，甚至可制成多媒体文件，而无论我们如何修改，电子文件都会像得了“健忘症”似的只取最后一次文本，修改的痕迹可以荡然无存。
所有这一切都深深触及了文档管理科学的基本原则和方法，同时也深深危及到我们人类历史的命运。
众所周知，原始文件是对当时情况、当时意见、当时决定的真实记录，是历史的见证人。正是这种原始性和凭证性使文件得以转化为档案并长久保存。传统的档案学认为，文件的原始性是内容的原始性和形式的原始性的统一，两者唇齿相依，唇亡则齿寒。人们大多需要利用原始记录的内容去做研究，开展工作或解决问题。然而，原始记录的内容毕竟不可能因其原始性而原始，而是借助于载体或载体上所记录的形式特征来说明身份，表白自己。作为判断依据的形式的原始痕迹很多，如特定的载体、特定的字迹材料、特定的字体、特定的格式、特定的签字或印章。缺少了这些特征，人们就会对文件的身份产生怀疑。
传统的文件，内容一旦依附于某一载体之后，一份“原件”就产生了，即使被更改，也总会在原件上留下痕迹。对电子文件而言，虽然其内容的原始性依然存在，但其载体形式的原始性却无从考证。我们无法再像判断那刻在玄武岩石柱上的“汉穆拉比法典”、写在草纸上的“伊浦味箴言”似的，去判断某份电子文件的原始性。文字编辑软件中引以为自豪的整齐美观的标准字体和字号，绝不会想到会对文件原始性的鉴辨产生冲击。自古以来的封泥、骑缝、按指纹、画押、签字、盖章，在电子文件中几乎是无处可寻。
１９９０年，美国一份众议院报告谈到，１９６０年美国人口调查时，将调查数据存储在磁带上，后来由于采用了新的记录格式，导致原先的记录很快过时，险些造成调查数据的湮灭。
所有这一切都暴露了数字文献所存在的根本问题，即数字文献的长期可读性“朝不保夕”，数字文献的真假难分。信息技术的飞速发展、电子文件载体的不断更新换代以及计算机病毒的侵害，使得数字文献比纸质文献更加脆弱，以至于我们时代的文献的内容和历史价值将永久性地失掉。
有这样一幅漫画，画中将磁带、磁盘和罗塞达碑陈列在一起，并注明其中所列的数字媒体所存贮的内容已无法读出，但其存在的时间还不到罗塞达碑的百分之一罗塞达碑是古埃及石碑，距今已有２２个世纪，但碑上的文字至今仍然清晰可辨。这幅漫画形象地说明了在漫长的历史发展中文字载体的变迁。从甲骨到金石、竹简木牍。从纸张到磁性材料，文字载体的质量越来越轻，信息密度越来越大，而耐久性却越来越差。
实际上，电子文件载体的陈旧和损坏以及计算机病毒对电子文件的危害并不是我们所面临的最难解决的问题。让人类最尴尬的是，人无法再用肉眼读懂电子文件。电子文件的系统依赖性使得它真正的读者是程序而不是人。也许人类不愿意在电子文件面前显得如此无计可施，但事实的确如此。
面对此种困境，许多科学家纷纷提出各种解决方法。
一种方法是采取类似于定期转抄的方法保存文本文献。例如，将以前用ＷＰＳ编辑的文件转换成ＷＯＲＤ形式，或是将ＦＯＸＢＡＳＥ的数据库文件转换成ＳＹＢＡＳＥ的数据库文件，并随着软件的发展，将其不断地转换成更为先进的格式。然而，这种方法实际操作起来却很艰难。软件的发展速度不可估量，转换特别是大量的转换将耗费大量的人力、物力和财力，而且，这种转换就像无底洞一样让人无法预知何时到头。即使我们有足够的能力去完成这样浩大的工程，但在转译过程中，无论如何的信、达、雅，有谁会认为译转过程会完全保持了原文的信息和价值呢？更何况是永无止境，一次又一次地翻译，从英语到法语，从法语到汉语，从汉语到德语，总有一天，译文和原文之间将会面目全非。这是一个极端的比喻。然而对于强调原始记录性、真实性、可靠性的文件材料来说，即使是一次的转换也会造成原始数据的丢失或变形，这是技术措施不能完全避免的事实。面对转换后的文件，我们还能理直气壮地说它是原始文件吗？
有学者提出，需要全部保存为阅读文件而必须的硬件和软件。软件的保存在专利权限之内是可行的，然而专利权限毕竟是暂时的，期限一过，其保护就宣告终止，用户就可以自由地使用、涂改或删除软件。如果我们也想为后世留一个“罗塞达碑”的话，那就意味着我们和我们的子孙们必须坚持不懈地保存好距他们２２个世纪以前的软件。这可能吗？
硬件的问题如何解决呢？有些西方国家成立了一些专门的博物馆和“怀旧计算机”俱乐部，打算保存好过时的计算机，并对其进行维护保养，使之处于能够工作的状态。无论是购置一些设备，还是修理或更换损坏部件的费用，或是雇用有种种古老的计算机技术的专家的报酬都将是一笔不小的开支，谁来支付？谁又付得起呢？
还有人提出设想，认为将来的计算机可能具有强大功能，能够运行模仿硬件行为的仿真软件，因此，现在只需要对现有的硬件系统进行详细的说明，编成软件。然而，问题是，以什么样的形式来写才能使后人能够读懂它？白纸黑字？还是数字信息？如果是数字形式，难道还不是同样面临着它的长期可读性的问题吗？
画对数字化文明所带来的一切，我们不仅要问：我们辉煌的历史会不会因历史的辉煌而走向音踪全无？
如许多档案学者和历史学家一样，我们总希望人类的宝贵遗产不会成为千年之谜。毕竟，我们不希望后人在探索我们时代的真相时，就像我们现在面对白垩纪和第三纪之间恐龙的灭绝时一样的无知无助。
“解铃还需系铃人”。也许，我们应该坚信：随着科学技术的日益完善，这一切终将得到妥善解决。
（摘自《科技潮》2001年第5期）
