2003年开始规划建设的上海临港新城，是上海市委、市政府充分把握国内外经济发展形势和上海发展实际情况后，作出的重大战略决策。临港新城的建设关系到上海未来经济区域重心转移和产业分布战略性重组，是未来上海抓住机遇，实现突破的关键。作为项目的承建者，上海临港集团借助诸多信息化手段，无论在网络建设方面，
“文件管理看上去好像微不足道。但事实上，文件是企业运作的核心，无论从企业形象、信息安全还是成本控制上讲，对文件进行有效的管理都是非常重要的。”上海临港集团信息中心负责人说。据了解，起初上海临港集团采用的是普通的打印机和复印机，所有打印、复印的文件只能归档进行纸质保存。“这些存档文件整整堆满了两个大房间，占地不说，管理、查询也非常繁琐。”临港集团信息中心负责人进一步介绍：“对于集团分布于不同区域的10多家子公司的文件档案,更是难以管控。”
基于这种状况，临港集团积极寻找对策，和国际知名文件管理专家富士施乐共同研究解决方案。
在听取了富士施乐专家的建议后，上海临港集团一次引进了十余台彩色数码多功能机D ocuC entre-III C 3300及多种软件,搭建了基于数码多功能设备的全新文件管理系统。临港集团采用的富士施乐彩色数码多功能机，不仅具备每分钟45页的高速彩色扫描功能，还能一步完成将扫描文件发送、保存至共享文件夹、服务器、邮箱等多个目的地。新系统投入使用后，临港集团将存放多年的大量纸质文件扫描成PDF格式，并利用软件实现电子文挡的标注、编号、分类保存及自动查找、核对。这一变化，大幅提高了临港集团的政府公文、招商资料、工程档案等文件的存档及查询效率。同时，保存文件的库房也被取消，大大节省了临港集团的办公空间。
为了实现集团内部文件的统一管理，临港集团在总部不同部门和部分子公司也安装了数台彩色数码多功能机。借助设备的管理功能，总公司可以远程监控子公司的打印作业、纸盘、节电模式、耗材等，进行实时管理。
“采用富士施乐的文件管理解决方案后，办公设备的使用费用每月减少了7000元，而文件质量和办公效率却得到了明显提高。”临港集团信息中心负责人说，“更难得的是，这套方案还为我们带来很多附加值，像机密打印、数据覆盖、“IC卡”识别管理等功能，为集团的信息安全上了多重保险。”（杨皓淼）
